+7 (495) 744 8688
АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ: ВОСЕМЬ СЕКРЕТОВ УСПЕШНОГО ВНЕДРЕНИЯ
Каждая компания для обеспечения своей финансово-хозяйственной деятельности использует определённые информационные системы. Эффективность использования зависит в первую очередь от функционала выбранной системы и качества самого внедрения.
В мировой практике установлено, что полноценный проект внедрения автоматизированной системы должен включать в себя восемь обязательных этапов. Как же происходит внедрение в России? На примере внедрения автоматизированных систем «Управленческий учёт – 4.1» Компании «7Софт» давайте сопоставим внедренческие процессы. Итак, наш путь пролегает через восемь главных пунктов. Вот они:
• диагностика (обследование) предприятия,
• разработка методологии и формирование технического задания (ТЗ),
• выбор информационной системы,
• настройка системы,
• обучение пользователей,
• опытная эксплуатация,
• промышленная эксплуатация,
• техническая и методологическая поддержка.
Для реализации проектов внедрения автоматизированных систем, как правило, создаётся рабочая группа из внешних консультантов и специалистов компании, которым предстоит в будущем пользоваться этой системой. Такие проекты требуют подчас немалых временных, человеческих и финансовых ресурсов, которые 10-15 лет назад могли позволить себе только крупные компании. Но теперь и на уровне малых и средних предприятий России всё чаще рассматриваются возможности внедрения автоматизированных систем.
Так что же надо делать предприятиям малого и среднего бизнеса, которые имеют существенные ограничения и по финансам, и по наличию квалифицированных специалистов? Кто-то пытается сэкономить на программных продуктах, кто-то на привлечении сторонних консультантов… А на практике – скупой платит дважды. Вследствие мнимой экономии большинство подобных проектов обречено на неудачу.
Успешный опыт внедрения программного продукта «Управленческий учёт 4.1» Компании «7Софт» для ведения учёта финансово-хозяйственных операций для компаний малого и среднего бизнеса позволяет внедренческий процесс сделать более эффективным. Рассмотрим этапы постановки и внедрения управленческого учёта на предприятиях малого и среднего бизнеса.
ВЫБОР ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
Осуществлять выбор программного обеспечения собственными силами – не самый лучший способ решения проблемы. Даже если вы организуете проведение презентаций различных информационных систем у себя на предприятии, вы не сможете с уверенностью определить, какой из продемонстрированных программных продуктов лучше подойдёт именно для вашего предприятия. Вы можете оценить лишь то, что одна из презентаций была лучше, вам подробно всё объяснили, показали красочные слайды или, что один из предложенных программных продуктов обладает большим функционалом, чем все остальные… Но определить самостоятельно в какой мере будет востребован данный функционал, насколько сложно станет настраивать и поддерживать систему, вы не сможете.
Внешние консультанты, имеющие большой опыт внедрения, смогут вам рассказать обо всех возможностях предлагаемых систем, тонкостях внедрения и поддержки. Они помогут вам сделать оптимальный выбор программного обеспечения по критерию цена-качество. Автоматизированная система «Управленческий учёт – 4.1» компании «7Софт» на данный момент оптимально подходит для большинства предприятий малого и среднего бизнеса по критерию цена – качество – функционал.
ОБСЛЕДОВАНИЕ
Перед тем, как сделать окончательный выбор программного обеспечения и начать процесс внедрения, необходимо провести как минимум экспресс-обследование предприятия. Под обследованием или диагностикой предприятия подразумевается изучение существующей методики ведения управленческого учёта, сбор требований заказчика по методике учёта, используемой аналитики и формам отчётности.
В процессе обследования может происходить корректировка существующей методики учёта, либо разработка методологии ведения управленческого учёта «с нуля». Также изучаются технические возможности компании, связанные с установкой программного обеспечения и настройкой удалённых подключений.
РАЗРАБОТКА МЕТОДОЛОГИИ
Очень часто компании принимают решение о начале проекта по автоматизации управленческого учёта по причинам неудовлетворительного качества формируемых финансовых отчётов и требуемого времени на их сведение. Большинство руководителей считает, достаточно приобрести автоматизированную систему и можно будет сразу же получать необходимые отчёты. На деле оказывается не всё так просто. Чтобы формировать корректные финансовые отчёты, необходима детально проработанная методология. Поэтому перед тем, как начинать настройку программного обеспечения, необходимо обязательно проанализировать текущую методологию и при необходимости исправить методологические ошибки. Только после этого можно приступать к настройке системы.
НАСТРОЙКА СИСТЕМЫ
После того, как проработаны все методологические аспекты будущей информационной системы, можно переходить к настройке системы. Настройка системы «Управленческий учёт – 4.1» заключается в формировании аналитических справочников и в настройке финансовых отчётов. Другими словами, степень детализации или аналитики закладывается в справочниках системы, а методика учёта по различным участкам учёта (учёт затрат, учёт основных средств и т.д.) – в справочнике видов операций и в настройке финансовых отчётов.
Особо стоит поговорить о главном справочнике системы – «виды операций». С помощью данного справочника в системе формируется список всех возможных операций (своего рода журнал «проводок») с настройкой запроса требуемой аналитики при вводе каждой операции. Фактически всего лишь в одном справочнике системы закладывается методика ведения управленческого учёта. Для консультантов остаётся только осуществить настройку финансовых отчётов в соответствии со сформированным справочником видов операций и утверждённой методологии.
Существенные плюсы системы – гибкость, адаптация под любую методику учёта и быстрота настройки системы по сравнению с другими аналогами.
ОПЫТНАЯ ЭКСПЛУАТАЦИЯ
Для начала работы в системе рекомендуется провести опытную эксплуатацию. Для этих целей, как правило, используются исторические данные прошлых периодов. То есть мы можем взять данные, например, прошлого года, внести их в систему и сформировать отчёты и проанализировать их на работоспособность и наличие ошибок. При проведении опытной эксплуатации происходит «подчистка» огрехов, связанных с недостаточной проработкой методологии или с возникновением «нестандартных» операций. К опытной эксплуатации необходимо привлекать непосредственных пользователей системы, совмещая тестирование системы на данных прошлых периодов с обучением пользователей.
ПРОМЫШЛЕННАЯ ЭКСПЛУАТАЦИЯ И ПОДДЕРЖКА
Завершено тестирование системы, по итогам опытной эксплуатации внесены корректировки в настройках системы. Теперь можно приступать к работе в системе. Дальнейшее участие внешних консультантов напрямую зависит от сложности разработанной модели и квалификации специалистов, работающих в компании.
Для органичного перехода на новую систему «Управленческий учёт – 4.1» возможны следующие варианты.
СОПРОВОЖДЕНИЕ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ
Сопровождение пользователей при старте промышленной эксплуатации имеет смысл в том случае, когда разработанная модель управленческого учёта слишком сложна, в её работе задействовано большое количество пользователей, и у заказчика отсутствуют высококвалифицированные специалисты, способные самостоятельно поддерживать работу системы и контролировать работу других пользователей. В таких случаях консультант будет присутствовать на предприятии заказчика до тех пор, пока основные пользователи системы не пройдут адаптацию и смогут самостоятельно осуществлять работу в системе.
КОНТРОЛЬ РАБОТЫ ПО ИТОГАМ ОТЧЁТНОГО ПЕРИОДА
Второй вариант сопровождения системы «Управленческий учёт – 4.1» после её запуска в промышленную эксплуатацию – это контроль введённых данных и сформированных отчётов по итогам отчётного периода (как правило, месяца). Это значит, что пользователи самостоятельно начинают работать в системе, заносить данные, формировать промежуточные финансовые отчёты. По истечении месяца работы в системе внешние консультанты совместно со специалистами заказчика проверяют корректность введённых данных, анализируют полученные финансовые отчёты, вносят необходимые коррективы, разъясняют причины допущенных ошибок и подготавливают окончательный пакет управленческой отчётности предприятия.
Такой вариант контроля работы в новой системе приемлем в том случае, если заказчик обладает высококвалифицированными специалистами, либо методика управленческого учёта, реализуемая в системе, достаточна проста для восприятия обычными пользователями системы.
ЧТО ДАЛЬШЕ?
Вот и завершено внедрение. Ведение управленческого учёта в новой системе для предприятия становится привычным делом, каждый пользователь знает свои функции, управленческая отчётность формируется в срок. Но организация не стоит на месте, она развивается, реорганизуется, осваивает новые рынки сбыта и новые виды деятельности.
Как это может отразиться на системе? Система изменяется вместе с организацией. В основе программы «Управленческий учёт – 4.1» Компании «7Софт» заложена возможность масштабируемости системы. При появлении новых видов деятельности, новых подразделений, филиалов Вам не придётся заново осуществлять настройку. Достаточно внести необходимую информацию в справочники системы и можно продолжать работы.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Внедрение системы управленческого учёта, да и любых других информационных систем – это непростая задача, которую, как правило, компании не могут успешно решить собственными силами. Для реализации успешного проекта требуются высококвалифицированные специалисты, готовые 100% своего рабочего времени уделять проекту, большой опыт подобных внедрений, отличное знание внедряемых программных продуктов. Зачастую, ни одна организация малого и среднего бизнеса не может позволить себе такую роскошь, хотя попытки самостоятельного внедрения автоматизированных систем предпринимали многие. К сожалению, только единицы смогли добиться приемлемых результатов. Как показывает мировая практика, проекты по внедрению автоматизированных систем должны выполняться сторонними специалистами, так почему бы нам не прислушаться к этому мнению?
Лариса ПЕТУХОВА,
ведущий специалист
ГК «Бэстконсалт»
тел.: 8 (495) 796 1521
- Теги: автоматизация
